Règlement de participation et Conditions générales du salon The Vintage Expo 2024.
1.Objet et champ d’application.
1.1. Les présentes Conditions Générales de Vente définissent les droits et obligations des parties dans le cadre du salon The Vintage Expo 2024.
1.2 Est défini comme exposant la société dont les coordonnées sont reprises sur les différents documents de demande d’admission, ainsi que son ou ses gérant(s), ses mandataires et toute personne habilitée à la représenter, et est défini comme organisateur la société ORGANIZART scomm.
2. Admission.
2.1 Pour être prise en considération la demande d’admission doit être signée par une personne réputée avoir qualité pour engager l’exposant. La demande d’admission doit impérativement et uniquement réalisée via le formulaire repris sur le site divertissimo.be ( https://divertissimo.be/?page_id=15078 ).
2.2 Pour que la demande soit prise en considération, l’exposant confirme qu’il a bien pris connaissances du règlement de participation et des conditions générales du salon The Vintage Expo 2024 et en accepte toutes les conditions sans réserve.
2.3 Elle implique également l’acceptation de toutes dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et que l’organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement aux exposants et ce, dans l’intérêt de la manifestation.
2.4 La demande d’admission ne constitue pas une offre de participation au salon The Vintage Expo 2024.
3. Acceptation.
3.1 Après une analyse de la proposition de l’exposant, l’organisateur confirme par mail son acceptation.
3.2 L’organisateur reçoit les demandes et statue sur les admissions sans être tenu de motiver ses décisions.
3.3 Les marchandises, produits ou services présentés doivent entrer dans la nomenclature des éléments admis à être exposés qui a été établie par l’organisateur.
3.4 L’organisateur pourra exiger une liste descriptive des matériels, marchandises, produits ou services présentés.
4. Produits exclus.
4.1 Tout matériel neuf ainsi que tout produit ayant été produit après 1990.
4.2 Armes et engins pyrotechniques : couteaux, engins pyrotechniques, engins explosifs et armes à feu.
4.3 Matériel de manifestation : mégaphones, tambours, banderoles, tracts et affiches à slogan, pancartes à slogan, drapeaux à slogan, t-shirt à slogan et écharpes à slogan.
4.4 Consommables : stupéfiants, substances inflammables, aérosols,
4.2 Les textiles neufs, d’occasions (sauf pour les textiles de décoration ou costumes d’avant 1990).
4.3 Les marchandises, produits ou services présentés doivent entrer dans la nomenclature des éléments admis à être exposés qui a été établie par l’organisateur.
5. Réservation.
5.1 Pour être valable toute réservation doit être réalisée via le formulaire d’inscription remis par l’organisateur.
5.2 Toute réservation implique le versement intégral correspondant à la location de l’espace d’exposition ainsi que toutes les options.
5.3 C’est seulement après réception intégrale du montant calculé que la réservation devient définitive et un contrat sera établi.
5.4 Le montant de la participation est fixé par l’organisateur. Ce montant pourra être révisé si le cours des matériaux, de la main-d’œuvre, des transports et services, ainsi que le coût des obligations fiscales et sociales subissaient une variation sensible entre la date d’établissement par l’organisateur des conditions d’admission et la date d’ouverture de la manifestation.
6. Obligations et droits de l’exposant.
6.1 L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services énumérés dans sa demande d’admission et acceptés par l’organisateur comme répondant à la nomenclature de la manifestation.
6.2 Il ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non exposantes.
6.3 Toute défaillance au présent règlement, aux règlements complémentaires établis par l’organisateur ainsi qu’aux prescriptions de sécurité peut entraîner l’expulsion immédiate du salon The Vintage Expo 2024 et ce sans indemnité.
6.4 Il lui est interdit de céder ou de sous-louer tout ou partie de l’emplacement qui lui est attribué.
6.5 L’exposant s’engage expressément à maintenir aménagé le stand, emplacement ou module faisant l’objet du Contrat de location The Vintage expo 2024 pendant toute la durée du salon The Vintage Expo 2024 et à l’occuper sans interruption afin de recevoir le public durant les heures d’ouverture du salon au public.
6.6 L’exposant qui viendrait à se désister moins de 30 jours calendrier avant la date de l’événement, pour quelque motif que ce soit, ne pourra en aucun cas se prévaloir du remboursement des montants versés.
6.7 Sauf force majeure, dans le cas où l’exposant n’aurait pas aménagé son stand, son emplacement ou son module avant l’ouverture du salon conformément aux horaires fixés par le Contrat, l’organisateur pourra, moyennant notification préalable, attribuer le stand, l’emplacement ou le module à un autre exposant, sans indemnité. L’intégralité des montants payés et facturés à l’exposant défaillant ne seront pas remboursés.
6.8 Pour l’aménagement du stand, de l’emplacement ou du module faisant l’objet du Contrat, l’exposant se conforme aux prescriptions convenues entre parties.
6.9 L’exposant veille, en outre, à ce que les matériaux normalement inflammables soient soigneusement ignifugés.
6.10 L’exposant s’engage et veillera à ce que la décoration du stand, de l’emplacement ou du module reste en harmonie avec la décoration générale du salon The Vintage Expo 2024, et à ce que le stand, l’emplacement ou le module faisant l’objet du contrat se trouvera toujours dans un état impeccable (ce qui implique, notamment, que les emballages en vrac, le vestiaire personnel, et autres éléments inutiles à la présentation, devront être mis à l’abri des regards des visiteurs).
6.11 L’exposant accepte expressément que l’organisateur n’engage aucune responsabilité en cas de force majeure quant à la fourniture d’électricité, de télécommunication (notamment le wifi).
6.12 Il est interdit à l’exposant d’amener et/ou d’utiliser sur son stand, son emplacement ou son module toutes matières explosives ou facilement inflammables, et/ou des équipements, au sens très large, qui seraient susceptibles d’incommoder les autres exposants et/ou le public.
6.13 Les appareils et machines aménagés par l’exposant sur le stand, l’emplacement ou au module faisant l’objet du Contrat, doivent être placés et installés conformément aux prescriptions de sécurité et aux règlements en vigueur.
Lors des démonstrations, toutes les précautions nécessaires sont prises par l’exposant pour garantir la sécurité des biens et des personnes. L’exposant est seul responsable de tout événement préjudiciable en lien avec la démonstration de ces appareils et machines, et garantit l’organisateur de toute indemnisation qui serait prononcée à sa charge dans le cadre d’une réclamation ou action fondée sur ledit événement préjudiciable.
6.14 Sous peine de fermeture immédiate du stand, de l’emplacement ou du module sans préavis ni indemnité, il est interdit à l’exposant :
1° de procéder à la distribution de publicités, flyers, ou toute autre forme d’information sur un quelconque support, à l’extérieur du stand, de l’emplacement, du module faisant l’objet du Contrat ;
2° de réaliser toute publicité, quelle qu’en soit la forme, de nature à incommoder les autres exposants et/ou le public ;
2° de réaliser toute publicité, quelle qu’en soit la forme, de nature à incommoder les autres exposants et/ou le public ;
3° de placer des objets en saillie, de peindre ou de coller des affiches sur la face extérieure du stand, de l’emplacement ou du module faisant l’objet du Contrat et sur les éléments de l’infrastructure générale (mûrs du bâtiment, colonnes, balustrades, portes, etc…) ;
4° de détériorer de quelque façon que ce soit le matériel mis à disposition de l’exposant conformément au Contrat (en compris, notamment mais pas exclusivement, les dégâts aux parois du stand, de l’emplacement ou du module par l’application de punaises, vis ou autres) ;
5° d’exposer par quelque moyen ou procédé que ce soit (notamment projection, diffusion, affichage…) des œuvres quelle qu’en soit la forme (musique, vidéo, peinture…) soumises au droit d’auteur et de droit économique, sauf si l’exposant fournit à l’organisateur les documents permettant d’établir qu’il a l’autorisation de faire usage de ces œuvres et que cette utilisation est conforme à cette autorisation.
La publicité conforme aux objectifs du salon faisant l’objet du Contrat, doit par ailleurs répondre au “ Code de pratiques loyales en matière de publicité ” établi par la Chambre de Commerce internationale.
6.15 Hormis pendant les horaires prévus par le Contrat pour l’aménagement et le démontage du stand, de l’emplacement ou du module faisant l’objet du Contrat, il est interdit à l’exposant de demeurer dans l’enceinte du salon The Vintage Expo 2024 en dehors des heures d’ouverture au public.
6.16 L’exposant procède au démontage du stand, de l’emplacement ou du module faisant l’objet du Contrat conformément aux prescriptions convenues entre les parties et aux règles de l’art.
6.17 Au plus tard au moment de la délivrance du stand, de l’emplacement ou du module faisant l’objet du Contrat, l’exposant fourni à l’organisateur la preuve d’une assurance couvrant la responsabilité civile de l’exposant et son applicabilité au salon The Vintage Expo 2024.
A défaut de preuve (suffisante) de l’existence d’une telle assurance, l’organisateur peut refuser l’accès au stand, l’emplacement ou du module à l’exposant, sans préavis ni indemnité et sans remboursement des montants versés.
6.18 En cas de force majeure, en ce compris mais pas exclusivement une interdiction d’organiser le salon The Vintage Expo 2024 visé par le Contrat ou des restrictions qui rendent impossible la bonne tenue de ce salon imposées par une quelconque autorité administrative à quelque échelon que ce soit, l’organisateur se réserve le droit de reporter à une date ultérieure le salon qui n’aura pas pu se tenir en raison de ladite force majeure.
6.19 Conformément à la réglementation applicable, l’organisateur procède au traitement des données confiées par l’exposant avec pour seule finalité la bonne tenue du salon The Vintage Expo 2024 qu’il organise.
L’exposant bénéficie d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de ses données.
6.20 Tout litige relatif au Contrat, de sa formation à son extinction, relève de la compétence des cours et tribunaux de Nivelles et sera soumis au droit belge.
7. Obligations et droits de l’organisateur.
7.1 L’organisateur fixe les dates, le lieu de la manifestation. En cas de force majeure, les dates et le lieu peuvent être modifiés ou annulées.
7.2 L’organisateur établit le plan de la manifestation et effectue la répartition des emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par l’exposant, de la nature de ses articles, de la disposition du stand qu’il se propose d’installer.
7.3 L’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile, l’importance et la disposition des surfaces demandées par l’exposant.
7.4 L’organisateur assurera, dans la mesure du possible, la fourniture de l’électricité souhaitée par l’exposant ainsi que le réseau wifi.
7.5 L’organisateur décline toute responsabilité, quant au sort des éléments, au sens le plus large, qui n’auraient pas été enlevés par l’exposant dans les délais fixés par le Contrat.
7.6 L’organisateur décline toute responsabilité, notamment celle qui concerne toute faute ou dommage provoqué par un membre du personnel de la société organisatrice ou l’un de ses sous-traitants, ainsi que tout dommage ou vol qui pourrait subvenir au matériel exposé (durant le montage, le salon et le démontage), pour quelque raison que ce soit.
7.7 L’organisateur est exonéré de toutes responsabilités concernant les préjudices généralement quelconques (y compris les troubles de jouissance et tous préjudices commerciaux) qui pourraient être subis par les exposants pour quelque cause que ce soit et notamment pour retard dans l’ouverture, arrêt prématuré de la manifestation, fermeture ou destruction des stands, incendie et sinistre quelconque.
7.8 L’organisateur indique sur les plans communiqués aux exposants, des cotes aussi précises que possible. Il appartient toutefois à l’exposant de s’assurer de leur conformité avant leur aménagement.
L’organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement.
7.9 S’il devenait impossible de disposer des locaux nécessaires ; dans le cas également où le feu, la guerre, une calamité publique, un cas de force majeure rendrait impossible l’exécution de tout ce qui doit être fait pour la manifestation, l’organisateur pourrait annuler, à n’importe quel moment, les demandes d’emplacement enregistrées en avisant par écrit les exposants qui n’auraient droit à aucune compensation, ni indemnité, quelle que soit la raison d’une telle détermination.
Les sommes restantes disponibles, après le paiement de toutes dépenses engagées, seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux, sans qu’ils puissent, de convention expresse, exercer un recours, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit contre l’organisateur.
8. Décoration et aménagement.
8.1 La décoration générale incombe à l’organisateur.
8.2 La décoration particulière du stand, de l’emplacement ou du module est effectuée par l’exposant et sous sa responsabilité en tenant compte du règlement établi par l’organisateur.
8.3 Elle doit en tout état de cause, s’accorder avec les décorations générales et dans le pure esprit et profil du salon The Vintage Expo 2024.
8.4 L’exposant devra avoir terminé son installation et sa mise en place des produits exposés, la veille de l’ouverture de la manifestation.
8.5 L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation.
8.6 Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que toute attraction, spectacle ou animation, doivent être soumises à l’agrément de l’organisateur qui pourra d’ailleurs revenir sur l’autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux exposants voisins à la circulation ou à la tenue de l’exposition.
8.7 L’exposant ou son délégué pourvoira au transport, à la réception, à l’expédition de ses colis, ainsi qu’à la reconnaissance de leur contenu et y engagera sa seule responsabilité.
8.8 Tous les colis devront être déballés à l’arrivée. Si l’exposant ou ses mandatés ne sont pas présents pour recevoir leur colis, l’organisateur pourra les faire entreposer, déballer ou réexpédier d’office aux frais, risques et périls de l’exposant.
8.9 L’exposant ne doit pas obstruer les allées ni empiéter sur elles et en aucun cas gêner les voisins et l’organisation.
9.Règlement de sécurité.
9.1 L’exposant est tenu de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics ou éventuellement prises par l’organisateur.
9.2 L’exposant devra être présent sur son stand lors de la visite de contrôle.
9.3 L’exposant se soumettra et appliquera les règles de sécurité de l’établissement qui accueille le salon The Vintage Expo 2024.
10. Tenue des stands, des emplacements et des modules.
10.1 La tenue des stands, des emplacements et des modules doit être impeccable.
10.2 Les emballages en vrac, les objets, le vestiaire ne servant pas à la présentation du stand, de l’emplacement ou du module doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs.
10.3 Le stand, l’emplacement ou le module devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne responsable.
10.4 L’exposant ne dégarnira son stand, son emplacement ou son module et ne retirera aucun de ses articles avant la fin de la manifestation, même en cas de prolongation de celle-ci.
10.5 Il est interdit de laisser les objets exposés recouverts pendant les heures d’ouverture de la manifestation. Les housses utilisées pour la nuit ne doivent pas être vues des visiteurs, mais rangés à l’intérieur des stands, des emplacements ou des modules à l’abri des regards.
10.6 L’organisateur se réserve le droit de retirer ce qui recouvrirait les objets en infraction à l’article précédent sans pouvoir être rendu, en aucune façon, responsable des dommages ou pertes qui pourraient en résulter.
10.7 Le nettoyage de chaque stand, emplacement ou module doit être fait chaque jour par les soins de l’exposant et être achevé pour l’ouverture de la manifestation.
10.8 Toute personne employée à la manifestation par l’exposant devra être correctement habillée, toujours courtoise et d’une parfaite tenue. Elle n’interpellera ni n’importunera en aucune façon les visiteurs ou les autres exposants.
10.9 L’exposant ou son préposé ne pourra se promener ou rester dans une allée en laissant sans surveillance son stand, son emplacement ou son module.
10.10 La réclame à haute voix pour attirer le client et le racolage de quelque façon qu’ils soient pratiqués sont formellement interdits.
10.11 Les personnes employées par l’exposant ne devront pas s’adresser aux visiteurs de manière à former un attroupement dans les allées, ce qui serait une gêne ou un danger pour les exposants voisins.
10.12 Toute démonstration et distribution de prospectus sont interdites en dehors du stand, de l’emplacement ou du module occupé par l’exposant.
10.13 L’organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte abritant la manifestation.
10.14 L’exposant ne peut donc utiliser à l’intérieur de son stand, son emplacement ou son module, seulement, que les affiches et enseignes de sa propre société à l’exclusion de toutes autres et dans les limites des prescriptions concernant la décoration générale.
10.15 Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés, primes ou objets de toute nature ne pourront être distribués par l’exposant que sur son stand, son emplacement ou son stand. Aucun prospectus relatif à des articles non exposés ne pourront être distribué sans l’autorisation écrite de l’organisateur.
10.16 La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, brochures, billets de tombola, insignes, bons de participation, même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes dites de sondage, sont interdites sauf dérogation accordée par l’organisateur.
11. Photographe
11.1 Les photographes professionnels pourront être admis, sur autorisation écrite de l’organisateur, à opérer dans l’enceinte de la manifestation. Une épreuve de toutes les photographies prises devra être remise à l’organisateur dans les quinze jours suivant la fermeture de la manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment. 11.2 La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence de l’exposant.
12. Montage et démontage.
12.1 Le montage doit se faire impérativement la veille du salon, c’est-à-dire le vendredi 24 entre 6h00 et 23h00.
12.2 L’exposant ou son représentant dûment accrédité, est tenu d’être présent sur son stand, son emplacement ou son module dès le début du montage et jusqu’à installation complète du stand, de l’emplacement ou du module.
12.3 L’exposant ou son représentant dûment accrédité, est tenu d’être présent sur son stand, son emplacement ou son module dès le début du démontage et jusqu’à évacuation complète du stand.
12.4 L’évacuation des stands, des emplacements et des modules, marchandises, articles et décorations particulières devra être faite par les soins de l’exposant ou ses représentants dans les délais et horaires impartis par l’organisation.
Passé les délais, l’organisateur pourra faire transporter les objets se trouvant sur le stand, l’emplacement ou le module dans un garde meubles de son choix aux frais, risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations totales et partielles.
13. Dégâts et dommages.
13.1 L’exposant devra laisser les emplacements, décors, matériels mis à sa disposition dans l’état où il les aura trouvés. Toutes détériorations causées par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé, seront évaluées par les entreprises professionneles et mises à la charge de l’exposant.
14. Communication.
14.1 L’organisateur dispose du droit de rédaction de publication et de diffusion payante ou non du catalogue et Internet de la manifestation. Il pourra concéder tout ou partie de ce droit ainsi que la publicité incluse dans ce catalogue et Internet
14.2 Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue et Internet seront fournis par l’exposant sous sa responsabilité.
14.3 L’organisateur ne sera, en aucun cas, responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire. Il pourra refuser l’insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou à la manifestation.
15. Formalités et assurances.
15.1 L’exposant participant à la manifestation bénéficie automatiquement de l’assurance organisation d’événement souscrite par l’organisateur.
15.2 Nous conseillons l’exposant de s’assurer lui-même et devra produire une attestation de non recours délivrée par sa compagnie d’assurances à l’organisateur.
15.3 L’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais, toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent ou font courir à des tiers et devra produire une attestation de non recours délivrée par sa compagnie d’assurances à l’organisateur.
15.4 L’organisateur décline toute responsabilité quant au sort des éléments, au sens le plus large, qui n’auraient pas été enlevés par l’exposant dans les délais fixés par le Contrat et est dégagé de toutes responsabilités à cet égard, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques.
16. Visiteurs.
Nul ne peut être admis dans l’enceinte de la manifestation sans présenter un titre émis ou admis par l’organisateur.
L’organisateur se réserve le droit de refuser l’entrée de la manifestation à qui que ce soit sans devoir en donner la raison.
L’organisateur se réserve également le droit d’expulser toute personne dont le comportement justifierait selon lui, serait en désaccord avec le profil et l’esprit du salon The Vintage Expo 2024 et ainsi nuire au bon déroulement.
Les visiteurs sont tenus de respecter les règlements de sécurité, d’ordre intérieur et de police décidés par les autorités.
17. Application du règlement.
17.1 L’exposant, en signant son contrat et conformément à l’article 6.3 accepte les prescriptions des règlements de la manifestation et toutes dispositions nouvelles qui pourront être imposées par les circonstances et adaptées dans l’intérêt de la manifestation par l’organisateur qui se réserve le droit de lui signifier même verbalement.
17.2 Toute infraction aux dispositions du présent règlement et au règlement intérieur édicté par l’organisateur, peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l’organisateur même sans mise en demeure. Il en est ainsi en particulier pour le défaut d’assurance, la non-conformité de l’agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande d’admission.
Une indemnité est alors due par l’exposant à titre de dommages et intérêts en réparation des dommages moraux ou matériels subis par la manifestation. Cette indemnité est au moins égale au montant de participation qui reste acquis à l’organisateur sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés.
En cas de litige, les Tribunaux de Charleroi seront seuls compétents.
